Раздел 1. Принцип работы электронных таблиц

В отличие от обыкновенных таблиц каждая ячейка электронной таблицы имеет адрес, который образуется так же, как и в популярной игре «Морской бой» из латинской буквы столбца и номера строки, где расположена ячейка.

В ячейки электронной таблицы может находиться текст, числа и формулы. Формулы начинаются со знака «=». В формулах можно использовать адреса других электронных ячеек, в этом случае они замещаются данными, находящимися в этих ячейках. Так, если в ячейке «E8» содержится число «50», а в ячейку «D8» введена формула «=E8*10», то в ячейке «d8» получится результат - число «500».

Ввод и редактирование данных в ячейках

Чтобы ввести данные в ячейку электронной таблицы необходимо щелкнуть на ней левой клавишей мыши. Ячейка выделится более жирным контуром, после чего в нее можно начинать вводить данные. Для окончания ввода можно воспользоваться клавишей  «Enter» или щелкнуть мышью на другой ячейке. Если данные в ячейку вводятся в первый раз, то для завершения ввода можно воспользоваться стрелками на клавиатуре, при этом автоматически выделится ячейка, расположенная рядом с данной ячейкой по направлению действия стрелки.

Для редактирования данных в ячейке нужно дважды щелкнуть на ней мышью. При редактировании данных можно пользоваться стрелками на клавиатуре и мышью для позиционирования курсора в ячейке.

Форматирование данных в ячейках

Чтобы отобразить данные в ячейке в заданном формате, нужно нажать на ячейке правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать пункт «Формат ячейки». Появится следующее окно.

 

Рис. 1. Окно диалога выбора формата ячейки

С помощью этого окна можно устанавливать различные форматы для данных в ячейках. Многие из опций этого диалогового окна повторяются в панели инструментов форматирования.

Задание 1

Разработать таблицы Excel

Указания

При составлении таблиц Excel нужно руководствоваться следующими принципами:

1.        Нельзя пропускать пустые столбцы, то есть, если столбец «Наименование» имеет адрес «B», то столбец «Количество» должен иметь адрес «C». Если название столбца длиннее чем ширина столбца, то его можно растянуть или воспользоваться вкладкой выравнивание в диалоговом окне «Формат ячейки» и установить флажок «Переносить по словам».

2.        Желательно, не оставлять пустых строк в таблице, без необходимости.

3.        Заголовок столбца нужно писать в одной ячейке.

При выполнении данного задания использовать значок «Объединить и поместить в центре»  для центрирования названий таблиц. Значения «Итого» в таблицах должны рассчитываться с помощью значка суммы , а значения в столбце «Сумма» во второй таблицы должны рассчитываться с помощью формул.

Для расположения текста внутри ячейки в несколько строк можно воспользоваться вкладкой «Выравнивание» в диалоговом окне «Формат» ячейки и отметить там пункт «Переносить по словам» или нажать в ячейке комбинацию клавиш «Alt + Enter». 

Копирование данных в ячейках 

Для копирования данных в ячейках удобно воспользоваться маркером копирования.

Рис. 2. Маркер копирования

Маркер копирования появляется в правом нижнем углу выделенного диапазона ячеек. Нажав левой клавишей мыши на маркер и потянув за него, можно скопировать данные в соседние ячейки. Excel  анализирует данные в ячейках и, в приведенном примере, в соседние ячейки скопируется арифметическая прогрессия в виде возрастающих на «10» чисел.

При копировании формул с помощью маркера координаты относительного адреса ячеек будут изменяться в соответствии с направлением протягивания. Так, если формулу «=E8*10» протянуть вниз за маркер копирования, то в следующую вниз ячейку будет копироваться формула «=E9*10», затем «=E10*10» и.т.д.

Копирование и перемещение диапазонов ячеек

Для выделения диапазона ячеек нужно нажать на левую клавишу мыши и выделить соответствующий диапазон. Для выделения нескольких диапазонов нужно держать нажатой клавишу «Сtrl» при выделении диапазонов. Для перемещения диапазона ячеек нужно установить левую клавишу мыши на границу выделенного диапазона и протянуть диапазон в нужном направлении. Для копирования диапазона необходимо при перетаскивании держать нажатой клавишу «Сtrl». Можно также пользоваться командами редактирования из меню «Правка» или соответствующими инструментами.

Ввод формул

Данные, которые вводятся в ячейку, автоматически отражаются также в строке формул. Иногда бывает удобным осуществлять ввод прямо в строку формул. При начале ввода данных в ячейку на строке формул Excel появляются дополнительные кнопки.

Рис. 3. Строка формул

Кнопка   используется для отмены ввода данных в ячейку и равнозначна клавише «Esc». Кнопка  используется для завершения ввода и равнозначна клавише «Enter». При нажатии на кнопку   в строку формул вставляется знак равенства, означающий начало ввода формулы. При вводе формул нет необходимости набирать адрес ячеек вручную, так как щелчок мышью на нужной ячейке автоматически вводит ее адрес.

Задание 2

Построить следующую таблицу Excel

 Указания:

При составлении таблицы нужно заполнить числами только две ячейки и воспользоваться маркером копирования для составления арифметической прогрессии.

Для перевода градусов в радианы нужно воспользоваться встроенной функцией Excel «Радианы». Для вставки функции в ячейку можно нажать на значок функции в панели инструментов или нажать на поле функции в сроке формул. При вводе аргументов в функции можно воспользоваться кнопкой диапазона для визуального ввода данных .

Копирование формул лучше всего осуществлять с помощью маркера копирования.

Для построения диаграммы нужно выделить таблицу, включая заголовки столбцов и нажать на кнопку мастера диаграмм на панели инструментов .

Использования мастера диаграмм

При построении диаграмм с помощью мастера необходимо правильно заполнить поля на вкладке ряд на втором шаге мастера.

Рис. 4. Вкладка ряд мастера диаграмм

Используя кнопки «Добавить» и «Удалить» нужно выбрать графики ряды данных, которые будут отображены на диаграмме. Ячейка заголовка столбца с данными ряда выбирается с помощью кнопки диапазона в поле «Имя», столбец соответствующих значений - в поле «Значения», шкала по оси «X» выбирается в поле «Подписи оси X». Выбранные имена для рядов данных отображаются в «Легенде» рядов с обозначением цвета для данного ряда.

Использование ссылок на диапазоны ячеек

В Excel можно использовать относительные, абсолютные и смешанные адреса ячеек. Так ссылка «A1» - относительная, «$A$1» - абсолютная, а ссылки «$A1» и «A$1» - смешанные. При копировании формул координаты относительной ссылки меняются на величину разности между координатами нового и старого положения ячейки. Такие изменения позволяет копировать целые столбцы или целые строки формул из одной ячейки через маркер копирования. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании формул, что позволяет всегда ссылаться на одну и ту же ячейку. Смешанные ссылки используются при необходимости изменения одной координаты и неизменности другой, что может потребоваться, например, при создании копии столбца ячеек в таблице.

Для ссылки на диапазон ячеек используется двоеточие, так ссылка «A1:B6» ссылается на прямоугольный блок ячеек с верхним левым углом в ячейке «A1» и нижнем правым углом в ячейке «B6». Для ссылки на весь столбец буква столбца повторяется после двоеточия, например, «A:A» – столбец «A». Для ссылки на всю строку номер строки повторяется после двоеточия, например, «1:1» - ссылка на первую строку.

Ссылки на ячейки и диапазоны другого листа или другой книги предваряются названием листа или книги, например, «Лист1!A1», «Книга1!Лист1!A1:B8».

Для ссылки на пересечение диапазонов ячеек используют пробел, так ссылка «A1:A15 A5:B8» указывает на диапазон «A5:A8».

Использование имен

Чтобы присвоить ячейки имя нужно выделить ячейку и ввести имя в поле адреса в строке формул.

Рис. 5. Присвоение имени ячейки

Имя является абсолютной ссылкой и глобально для книги Excel, где оно определено. Чтобы просмотреть все имена, определенные в данной книге нужно воспользоваться командой «Имя» из меню вставка.

Задание 3

Указания:

Задать для ячейки, определяющей массу хлеба имя и использовать его в формулах. Вставку имени в формулу можно производить по команде «Вставка имени» из меню «Вставка/Имя» или просто введя имя в ячейку.

Форматирование ячеек

Рис. 6. Вкладка "Выравнивание" окна диалога выбора формата ячейки

Для объединения нескольких смежных ячеек нужно их выделить и отметить флажок объединение ячеек на вкладке «Выравнивание» окна диалога выбора формата ячеек

Чтобы выделить цветом границу между ячейками, нужно выделить ячейки и воспользоваться значком «Границы» на панели форматирования или вкладкой «Граница» окна диалога выбора формата ячейки. Изменить направление текста в ячейке можно с помощью элемента «ориентация» на вкладке «выравнивание», а изменение режимов выравнивания текста в ячейке. Толщина и вид границы могут быть выбраны на вкладке «Границы».

Рис. 7. Вкладка «Граница» окна диалога выбора формата ячейки

Задание 4

Построить следующий бланк квитанции

Указания

При составлении сложных бланков на Excel объединение ячеек лучше производить в последнюю очередь, так как в дальнейшем добавление строк или столбцов станет затруднительным. Данный бланк можно построить, вообще, не объединяя ячеек, а лишь пользуясь различными режимами выравнивания и обрамления ячеек. Для определения числа столбцов и строк, нужных для построения бланка, можно провести недостающие линии. Эмблема на бланке может быть построена с помощью панели «Рисование».

Рис. 8. Фрагмент бланка с показанными линиями сетки

Если панель «Рисования» не видна, то ее можно включить по команде меню «Вид»-«Панели инструментов».

Рис. 9. Включение панели инструментов